Front Office - Programa de Gestión de Hotel
Software de facturación de hotel
» Definición de distintos tipos de habitaciones: (individuales, dobles, suite, ...)
» Creación manual o automática de las habitaciones del hotel, pudiendo especificar de qué tipo es, cual es su extensión para la centralita telefónica, edificio y piso en que se ubica, qué características peculiares tiene (interior, exterior, terraza, hidromasaje, ...), etc..
» Completa gestión de cupos: Algunos hoteles trabajan con agencias y centrales de reservas, hacen contratos de prereservas de alojamientos para disponer de cierto número de habitaciones, siempre que avisen con un número de días determinado por adelantado (días de release)
» Ficha de definición de cargos: Desde aquí crearemos cualquier elemento facturable del establecimiento, pudiendo ser estos simples o compuestos (que se compongan a su vez de varios simples).
»
Tarifas para clientes habituales, comerciales, etc, tarifas de temporada, tarifas por número de días, tarifas por cada día de la semana...
» Contratos por periodos, contratos por personas, contratos con agencias...
» Estado de los alojamientos. Visualización y comodidad para ver o determinar el estado en que se encuentran las habitaciones: si están pendiente de revisar, limpiar, están sucias, bloqueadas, ...
"Podrá configurar rápidamente todos los aspectos de su hotel, desde nuestro Software de Gestión Hotelera"
» Planning de las habitaciones:
- Visión con mayor o menor número de días del mes
- Filtros para ver únicamente las ocupadas, reservadas, presupuestadas, las individuales, dobles, triples, las exteriores, interiores, con sauna, ..., del primer piso, segundo, ... edificio 1, 2..., y muchos otros filtros más.
- Visualización del planning, por tipos de habitaciones (individual, doble, ...), por habitaciones, o ambos.
» Asignación rápida de habitaciones, reservas o presupuestos desde el planning.
» Previsualización rápida desde planning a quién corresponde la habitación, periodo de estancia, etc.
» Accesos directos a las fichas de: reservas, estancias y presupuestos (manuales), a la ficha completa de informes, a la de asignación rápida de extras, a la disponibilidad entre fechas, a la vista global de los alojamientos, a la de estado de los alojamientos, a otro tipo de planning por días, etc.
» Podemos mover de habitación a un cliente, con un sencillo golpe de ratón.
» Desde la ficha del cliente, podremos indicar la distribución de los cargos: todos los cargos al cliente, todos los cargos a la empresa de la que proceda, o los extras al cliente.
» En las fichas de trabajo de estancias, reservas y presupuestos, podremos:
- Añadir habitaciones de forma múltiple
- Asignar un precio manual, si no queremos mantener el correspondiente a la tarifa de cliente
- Asignación rápida de cargos y extras, incorporar cargos de otras áreas de venta (p.ej. restaurante, barra, etc)
- Gestionar entregas a cuenta
- Hacer traspaso de cargos entre habitaciones
- Conocer con un simple click el saldo del cliente/empresa
- Impresión alternativa a los conceptos reales del documento
- Accesos directos a las tablas de: Reservas con entrada hoy, reservas con entrada mañana, Estancias con salida hoy, estancias con salida mañana y Estancias para hoy.
» Posibilidad de empezar la facturación de la empresa, a partir de un determinado número.
» Aspectos configurables en el software (programa) de hotel: Trabajar con fechas abiertas, utilizar un lector de DNI y pasaportes, Programador de lectura de tarjetas magnéticas, Control de cerraduras, Documento de bienvenida (tarjeta de registro), Fidelización de clientes, Cardex, Listados gobernanta y camareras, etc.
» Informes del programa de gestión de hotel:
- Reservas con entrada hoy, reservas con entrada mañana, estancias con salida hoy, estancias con salida mañana, estancias actuales, estado de las cuentas, alojamientos libres hoy, estado de los alojamientos, ocupación del mes actual
- Rooming list del documento actual, ocupantes alojados con régimen de estancia, documento de bienvenida, histórico del cliente/empresa del documento actual, previsión de cargos a 30 días vista, previsión de ocupación a 30 días vista
- Listados policía: hoja-registro de entrada de viajeros, ocupantes actualmente alojados
- Fichero para la policía
- Alojamientos, ocupantes, histórico de documentos, histórico de estancias, estancias, reservas y presupuestos, cupos, ocupación, histórico de países, listados de producción, cargos pendientes de facturas, histórico de alojamientos, etc.
"El programa de hotel que buscaba, para llevar un completo control de su negocio"
Empresas
» Gestión de múltiples empresas
» Posibilidad de acceso remoto al programa, a través de Internet (Para trabajar o controlar su establecimiento desde su casa, o para acceder al programa de gestión hotelera desde cualquier parte del mundo).
Usuarios
» Control de accesos a usuarios o recepcionistas, con limitación de las partes a las cuales no queremos que accedan.
» Control de incidencias: Sepa en todo momento qué usuario / recepcionista u ordenador ha modificado, borrado, recuperado, cualquier ficha del programa, en qué día y hora exacta, con qué alteración del importe, etc.
» Protección de acceso al programa de hotel, mediante contraseñas para la empresa y /o usuarios / recepcionistas, o mediante tarjetas con chip.
» Información práctica en muchas fichas del programa, en la que desde un botón se informa de qué usuario / recepcionista creó el documento, desde qué ordenador, y a qué fecha y hora fue el documento creado y/o modificado.
» Ficha de personal de la empresa, con posibilidad de asociar foto.
"Este software de hotel le dará la seguridad y control que siempre quiso tener"
Clientes
» Completa ficha de clientes con opción de definir campos personalizados. Posibilidad de vincular la dirección fiscal, comercial o de envío, con facturas, albaranes, presupuestos...
» También podremos indicar número de copias a generar para cada cliente en facturas, albaranes, presupuestos y tickets que le emitamos, y otras muchas opciones por defecto aplicables a cada cliente. 
» Completa gestión de clientes con cuenta.
» En diversos puntos del programa de hotel, se dispone de un botón para conocer de forma rápida el saldo actual del cliente.
Proveedores
» Completa ficha de proveedores con opción de definir campos personalizados.
» Posibilidad de indicar el número de cliente que tenemos nosotros con ese proveedor (se vería reflejado en los pedidos que le emitamos a este), ver desde la propia ficha un informe con las últimas ventas, los artículos pedidos pendientes de servir, un extracto de la cuenta contable, ver todos los pagos al proveedor, etc...
» Además disponemos de otras muchas opciones por defecto aplicables a cada proveedor.
Agentes-Comisionistas
» Ficha de agentes y comisionistas, pudiendo calcular su comisión en base a:
% sobre el importe ignorando o considerando descuentos- % sobre el beneficio considerando o ignorando descuentos
- Importe por línea de documento, Importe por unidad.
- Lo anterior se puede aplicar a todos los artículos que venda, o a una selección de ellos.
» Ficha de liquidación de comisiones, automáticas o manuales, con múltiples informes.
Almacenes
» Múltiples almacenes, con posibilidad de creación automática de estantes y ubicaciones.
» Traspaso de mercancía entre almacenes.
» Gestión de los movimientos de entrada y salida de mercancía del almacén, sin tener que hacer facturas, albaranes de compra o venta. Por ejemplo: Robos, Regalos, etc.
Artículos
Sólo si en el software de facturación de hotel se va a contemplar el uso de artículos de restaurante.
» Cambios masivos: para cambiar información masiva de gran parte de los campos de la ficha de artículos. P.Ej. Incremento automático de un 5% en el precio de todos los artículos de un determinado proveedor.
» Ficha de artículos con posibilidad de creación de campos personalizables.
» Control del stock bajo mínimos y sobre máximos.
» Control de peso y dimensiones del artículo.
» Visualización rápida de las tarifas y condiciones especiales de venta del artículo, desde su propia ficha.
» Posibilidad de vincular hasta 6 fotos con la ficha del artículo.
» Soporte del código del proveedor para el artículo, además del código interno y del código de barras.
» Duplicar ficha de un artículo. Útil para creación de artículos de similares características.
» Informes de ventas, compras, movimientos de stock, impresión de etiquetas, etc, del propio artículo, de forma rápida, sin salir de la ficha de éste.
» Descripción amplia del artículo, para su posterior impresión en documentos de venta, o simplemente a nivel informativo personal.
» Posibilidad de descontar stock de otro artículo distinto.
» Distintas opciones de comportamiento del stock, por distintos tipos (perfiles) de artículos:
- No gestionar stock
- Gestionar stock excepto en ventas
- Ignorar stock negativo
- Avisar si el stock queda bajo mínimos
- Avisar al agotarse el stock
- Avisar si no hay suficiente stock para la operación.
"Sáquele mayor productividad a su software de hotel, combinándolo con nuestro software de gestión de Restaurantes "
Configuración
» Áreas de venta o departamentos: Podrá definir los distintos puntos de venta de la empresa, que tengan comportamientos distintos entre ellos. Ej. Hotel, Cafetería, Terraza y Restaurante.
» Para cada uno de ellos podremos configurar aspectos propios tales como: Almacén por defecto del que descontar existencias, Impresoras por defecto a utilizar, Serie de facturación, Métodos de cobro, etc.
» Múltiples parámetros de configuración para adaptarlo a las necesidades específicas de cada empresa: Entorno, Botones, Colores, Logotipos, Informes, Facturas, Tickets, etc.
» Personalización de tantos Métodos de cobro / pago y periodicidades (vencimientos) como se desee.
» Tabla de impuestos, para todo tipo de regímenes fiscales.
» Posibilidad de empezar la facturación de la empresa, a partir de un determinado número.
"Un software de hotel ajustable; podrá configurar el programa de gestión de hotel, adaptándolo a su gusto y necesidades"
Compras
» Recepción de facturas, albaranes y presupuestos de proveedor, y emisión a éste de pedidos y devoluciones.
» Generación automática de facturas de proveedor, en base a los albaranes recibidos por parte de éste.
» Impresión directa de los artículos recibidos en el albarán o factura.
» Informe con la ubicación de los artículos recibidos en un albarán o factura de proveedor.
» Impresión de etiquetas para paquetería en las que se pueden citar peso y bultos.
» Generación automática de pedidos a proveedor en base a: Artículos bajo mínimos, Ventas de un periodo, Otros.
» Control preciso de lo pedido que está pendiente de recibir por parte del proveedor, de lo que ya se ha recibido, etc...
"Completa gestión de las compras, a través de nuestro software de hotel"
Informes
» Múltiples informes para todo lo imaginable, con opción de personalización en todos ellos.
» Exportación a multitud tipo de formatos (Excel, Access, PDF, DBF, TXT, SDF, CSV, TAB, XML...)
» Cualquier cosa susceptible de imprimirse en el programa de gestión hotelera, también se podrá previsualizar por pantalla o mandar por correo electrónico como fichero PDF adjunto.
"Informes para todos los casos y situaciones, dentro del Software de Gestión Hotelera"
Cobros y pagos
Remesas Bancarias
» Remesas de efectos y generación de fichero para el banco, bajo los distintos cuadernos bancarios.
» Control del límite de crédito con el banco y de posibles efectos sin C.C.C.
» Generación e impresión de recibos bancarios impresos.
» Remesas de pagos de vencimientos de facturas.
» Remesas de pagos de nóminas.
» Remesas de cobros por: Un importe fijo. Por el saldo actual del cliente. Por una cuota periódica. Por el exceso de riesgo, etc.
Previsión de cobros y pagos
» Cálculo de la previsión de cobros y pagos de las cuentas bancarias y de caja. También se tendrán en cuenta: Gastos e ingresos en un día en concreto, y gastos e ingresos periódicos.
Varios
» Emisión de justificantes de cobro / pago, e impresión de recibos bancarios. Asociación de entregas a cuenta con operaciones pendientes de compensar.
» Confirmación rápida del cobro o pago de múltiples vencimientos simultáneamente.
"Completa gestión de cartera, la que le ofrece nuestro software de gestión hotelera"
Inventarios
» Inventarios simples y avanzados.
» Posibilidad de realización desde varios puestos de trabajo. Antes de procesarlos, es posible poner a cero el stock, y tener en cuenta las compras y ventas de mercancía hechas durante el proceso de inventario.
» Informes con las diferencias de stock entre lo que se tenía anteriormente y lo nuevo.
» Posibilidad de hacer el inventario con un dispositivo móvil (PDA / PocketPC) con un lector de códigos de barras integrado, y después importar esa información al software de hotel.
Cierre de caja
» Cierre de caja o arqueos: Nuestro software de facturación de hotel le permite la gestión de múltiples cajas o cajones de monedas, la posibilidad de fijar una cantidad fija de importe de apertura para el día siguiente, y la emisión de múltiples listados para impresora de tickets o normal, con información sobre los importes y operaciones realizadas por cada distinto método de cobro (efectivo, tarjeta, talón, etc), cada usuario o recepcionista, etc.
Herramientas y utilidades
» Actualizaciones periódicas por Internet
» Copias de seguridad manuales o automáticas, definibles por días, horas, o puestos de trabajo.
» Calendario anual programador de aviso de citas. Para mostrarse a un puesto y / o usuario concreto, o a todos. Repetible cada x minutos, horas, días, etc. Control de días festivos. Completos informes.
» Información actualizada de la cotización de ciertas divisas en relación al Euro, con actualizaciones instantáneas tomadas del servidor del Banco Central Europeo.
» Herramientas Varias: Esta aplicación dispone de múltiples herramientas que le ayudarán a mantener su programa de gestión hotelera y datos en perfecto estado, y otras mediante las cuales podemos conectarnos remotamente con su ordenador para solventarle dudas, arreglar posibles incidencias, etc. tal y como si estuviéramos físicamente en sus instalaciones.
"Mantenga sus datos en perfecto estado con nuestro software de facturación de hotel"
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